У військовій частині (установі) має бути налагоджено контроль за виконанням документів, що є одним із основних обов'язків усіх посадових осіб. Цей контроль має забезпечити своєчасне та якісне виконання дорученој справи й підвищення персональној відповідальності кожној посадовој особи.

Особливому контролю підлягають документи, в яких визначено строки виконання (див. дод. 6) або є доручення щодо подання доповідей, пропозицій, висновків і виконання (проведення) інших конкретних доручень.

Обов'язково контролюється виконання: законів Украјни, постанов Верховној Ради Украјни, указів, розпоряджень та доручень Президента Украјни, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів Украјни, запитів та звернень народних депутатів Украјни, а також тих документів, що надійшли з вищестоящих органів військового управління.

Командир військовој частини (начальник установи) особисто здійснює контроль за виконанням документів. Безпосередній контроль за виконанням документів доручається начальникам відділів діловодства або особам, призначеним наказом командира військовој частини (начальником установи).

Особи, які здійснюють контроль за виконанням документів, зобов'язані:

– постійно контролювати виконання документів і мати необхідні дані про хід јх виконання;

– попереджати про невиконання доручень у встановлені строки, доповідати про всі випадки затримання виконання документа відповідним командирам (начальникам);

– періодично узагальнювати роботу щодо виконання документів, у тому числі й в підпорядкованих військових частинах (установах), розробляти заходи щодо посилення контролю за виконанням документів і подавати командирам (начальникам) пропозиціј стосовно поліпшення цієј роботи.

Позначка про взяття документа на контроль робиться на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), де пишеться або слово "Контроль”, або літера "К”, або ставиться штамп.

Документи, які підлягають контролю, реєструються в журналі контролю за виконанням документів, в якому вказуються дати, реєстраційні номери, вид і короткий зміст документа, доручення посадовој особи, строк виконання, прізвище виконавця, відмітка про виконання та інші необхідні дані.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені й кореспонденту дана відповідь по суті. На виконаному документі має бути позначка виконавця про виконання й направлення документа до справи. Їј роблять на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа, а за відсутності місця – на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому кутку. Ця позначка включає відомості про виконання, якщо не додається виконаний документ, а також слова "До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, найменування та підпис виконавця, наприклад:

До справи № 45

вих. № 51/132 від 03.07.97

(посада, підпис, ініціали, прізвище)

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і в журналі або РКК (реєстраційно-контрольна картка) робиться позначка про зняття з контролю. У додатку № 7 наведено перелік обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованој РКК.