Право підпису документів (крім наказів, директив, розпоряджень і вказівок) у межах повноважень надається:

– у військовій частині, з'єднанні – командиру та його заступ­никам;

– в установі, навчальному закладі, на підприємстві – начальнику (керівнику) та його заступникам;

– у гарнізоні – начальнику, його заступникам та військовому коменданту гарнізону.

Право підпису службових документів під час відсутності поса­дових осіб належить тим посадовим особам, на яких наказом покладено тимчасово виконувати обов'язки (посаду) відсутніх. Видання наказу в такому разі обов'язкове, а на службових документах перед найменуванням посади пишеться:

– ТВО (тимчасово виконуючий обов'язки), коли посадова особа тимчасово відсутня (хвороба, відпустка);

– ТВП (тимчасово виконуючий посаду), коли посада вакантна.

Підписувати службовий документ з прийменником "за” або постановкою риски перед найменуванням посади забороняється.

Документи засвідчуються грифом затвердження, підписом і печаткою.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища, наприклад:



Начальник Головного оперативного

управління Генерального штабу

Збройних Сил Украјни

(військове звання, підпис, ініціали, прізвище)



Начальник Головного управління

(військове звання, підпис, ініціали, прізвище)



Якщо документ надсилається одночасно кільком штабам, то управлінням вищого рівня підписуються всі примірники.

Якщо документ надсилається одночасно кільком штабам та управлінням, що належать до сфери управління військовој частини (установи), підписується тільки оригінал, який залишається у справі військовој частини (установи) – автора, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відповідною печаткою (секретаріату, канцеляріј, загального відділу, стройовој частини, секретарем тощо).

Документи підписуються, як правило, однією особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб – двома або більше. При цьому јх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади. Наприклад:



Командир військовој частини (начальник установи)

(військове звання, підпис, ініціали, прізвище)



Начальник штабу

військовој частини (установи)

(військове звання, підпис, ініціали, прізвище)



У разі підписання документа кількома особами однакових посад, јх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:



Начальник головного Начальник головного

управління виховној фінансового управління

роботи Міністерства Міністерства оборони

оборони Украјни Украјни

(військове звання) (військове звання)

(ініціали, прізвище) (ініціали, прізвище)

(підпис) (підпис)



Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:



Голова комісіј (військове звання, підпис, ініціали, прізвище)

Секретар комісіј (військове звання, підпис, ініціали, прізвище)



Доповідні записки, довідки, повідомлення, зведення, списки, переліки та інші документи довідкового чи аналітичного характеру може підписувати виконавець в межах својх повноважень.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження (див. дод. 4). Документ затверджується відповідними органами, або посадовими особами, до компетенціј яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

Нормативно-правові акти (положення, інструкціј, правила тощо) повинні затверджуватися наказом командира військовој частини (начальника установи), який видав акт.

Якщо документ затверджується конкретною особою, гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, військове звання, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Командир військовој частини АОООО

(військове звання, підпис, ініціали, прізвище)

Дата



Якщо документ затверджується наказом, на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністра оборони Украјни

20.04.97 № 12



Якщо документ затверджено постановою, рішенням, протоколом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви документа в називному відмінку, його дати та номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол атестаційној комісіј

21.03.98 № 4



На наказах, директивах (крім наказів про склад добового наряду) підпис відповідальној особи повинен завірятися гербовою печаткою (див. дод. 5), крім того, гербовою печаткою завіряється підпис особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається командиром військовој частини (начальником установи) на підставі нормативно-правових актів.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

У засвідчені (затверджені) документи вносити будь-які доповнення або зміни без дозволу командира (начальника), який засвідчив (затвердив) документ, забороняється. На документах, засвідчених гербовою печаткою, підчистки і необумовлені виправлення не допускаються. У разі виправлення в тексті документа на вільному від тексту місці робиться запис: "ВИПРАВЛЕНОМУ (дописаному) вірити”, який засвідчується гербовою печаткою.

Накази, директиви, розпорядження, вказівки, а також усі документи, які подаються на ім'я командира (начальника), підписує особисто командир військовој частини (начальник установи), а за його відсутності – посадова особа, яка тимчасово виконує обов'язки (посаду) командира військовој частини (начальника установи) згідно з письмовим наказом.

Документи повинні підписуватися розбірливо, без скорочень і розчерків; дату підписання (затвердження) документа і, якщо необхідно, напису "ОСОБИСТО” та про терміновість проставляє командир (начальник), який підписує документ.

Документи, що підлягають направленню в цивільні установи, організаціј та фізичним особам, як правило, підписуються з вказанням посади, ініціалів та прізвища.