У кожній військовій частині (установі) організовується службове діловодство, ведення якого покладається на канцелярію, стройовий, загальний, адміністративно-господарчий відділи, відділення (частину), а там, де јх штатами не передбачено, наказом командира військовој частини (начальника установи) призначається особа, відповідальна за ведення службового діловодства.

Прийом службовој кореспонденціј виконується експедицією або відділом діловодства військовој частини.

Для запису тексту телефонограм у чергового по штабу ведеться відповідна книга. Прийняті телефонограми доповідаються посадовим особам, яким јх адресовано. За ознайомлення (передачу) з теле­фонограмами посадові особи розписуються в цій книзі.

У кінці тексту телефонограми вказується час прийому (передачі) і прізвище того, хто прийняв (передав) телефоно- граму.

У неробочий час службова кореспонденція приймається черговим по штабу. Вона без розпечатування заноситься в книгу прийому службових документів і під розписку передається в службове діловодство.

Про прийом термінових пакетів негайно доповідається командиру.

Після перевірки реквізитів одержаних документів той, хто јх приймає, посвідчує розпис у реєстрі мастиковою печаткою "Для пакетів”.

Пакети з написом "Особисто” без розпечатування реєструються шляхом запису даних, вказаних на пакеті. В окремих випадках ці пакети можуть бути розпечатані уповноваженими адресатом особами.

Службові документи, що надходять для тимчасового користування і не підлягають постійному зберіганню, реєструються в журналі перехідних службових документів і передаються за належністю з відповідними записами.

При реєстраціј службових документів на звороті останнього аркуша, кожного додатка та супровідного листа в лівому нижньому кутку ставиться відповідний штамп і робляться відмітки про облік. До реєстраціј документи на доповідь та до виконання передавати забороняється.

Окремі службові документи, складені для тимчасового користування, можуть не реєструватися (див. дод. 3) і знищуються після јх використання. З дозволу командира один примірник може бути залишений та взятий на облік у діловодстві.

Залежно від обсягу службового листування та кількості виконавців командир частини визначає, яким посадовим особам службові документи доповідаються безпосередньо, а яким через уповноважених діловодства.

Службові документи із відділу діловодства передаються виконавцям під розпис у журналі обліку або за реєстром.