Службові документи, справи, книги та журнали обліку, інші видання, які втратили практичне значення і не мають історичној або науковој цінності, а також строк зберігання яких закінчився, підлягають знищенню.

Відбір документів для знищення та јх знищення здійснюються експертною комісією. Вона призначається наказом командира військовој частини із найбільш кваліфікованих осіб, які можуть правильно визначити історичну та наукову цінність і практичну необхідність службових докумен­тів, справ, книг та журналів. До складу комісіј включаються не менше трьох чоловік, один із яких є працівником діловодства.

Скасовані та такі, що втратили практичне значення, накази і директиви вищих командирів (начальників), справи, службові видання, техніч­на документація, книги та журнали обліку, документи з грифом "ДСК”, бланки строгого обліку, робочі зошити та інші матеріали інвентарного об­ліку знищуються за актом комісією, призначеною командиром військо­вој частини (начальником установи).

Акт складається в одному примірнику, друга та наступні сторінки акта засвідчуються підписом голови комісіј. Позначка про зни­щення в журналах обліку засвідчується підписами працівника діло­водства та виконавця. Після перевірки облікового номера і кількос­ті аркушів документ знищується.

Якщо із справ, призначених для знищення, вилучено окремі службові документи, необхідні для подальшој роботи та зберіган­ня, складається перелік, в якому вказується, які документи і з яких справ вилучено, в які справи јх підшито і номери аркушів. Перелік підписується всіма членами комісіј і додається до акта, а в акті вказується фактична кількість аркушів у справі, що підлягають знищенню.

Перед знищенням службових документів за актом комісія ретель­но звіряє номери та найменування документів, кількість примірни­ків та аркушів із записами в акті, а також із книгами і журналами обліку, де було зареєстровано ці документи. При знищенні зобов'язані бути присутніми всі члени комісіј, які несуть персональну відповідальність за правильність і повноту знищення вказаних в акті документів.

В актах на знищення документів не повинно бути ніяких виправлень. У виняткових випадках внесені в акт виправлення мають бути обґрунтовані і засвідчені підписами всіх членів комісіј.

Знищення службових документів здійснюється шляхом механічној переробки на паперопереробних машинах, а там, де јх немає, – шляхом спалювання. При спалюванні фотоплівок попіл збирається і здається на перероблення для вилучення срібла. Знищення будь-яким іншим способом, а також використання јх у інших цілях забороняється. Також забороняється вивозити (викидати) на звалище конверти, лис­ти, військові газети і журнали, конспекти, щоденники, бойові лист­ки, розклади занять. Усі ці матеріали повинні знищуватися в печах безпосередньо на територіј розміщення військовој частини (установи) або на паперопереробних машинах.

Про знищення документів особа, яка займається діловодством, робить відмітки у відповідних книгах та журналах обліку. На актах вказу­ється про списання в журналах обліку знищених документів.