Розділ 1. ВІЙСЬКОВЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ

1.1. Загальні положення

Службове листування у Збройних Силах Украјни (ЗСУ) є одним із засобів управління військами. Воно призначено для передачі розпоряджень командирів та начальників і подання підлеглими доповідей, звітів, донесень у тих випадках, коли це неможливо зробити особистим спілкуванням, через технічні засоби зв'язку або коли передбачено складання письмового документа. Письмове листування використовується також для вирішення різних питань між військовими частинами, установами та іншими організаціями, не підпорядкованими по службі.

Існують певні вимоги щодо ведення службового листування:

1. Службове листування військовими частинами (установами) здійснюється за підпорядкованістю або між військовими частинами (установами), не підпорядкованими одна одній, або з цивільними установами і організаціями з різних питань службовој діяльності.

2. Службове листування між підрозділами військовој частини і між відділами та службами в арміј, а також у самому управлінні забороняється.

3. Службове листування з установами і громадянами іноземних держав, а також з представництвами Украјни за кордоном провадиться через відповідні органи Міністерства оборони Украјни.

4. Все службове листування в ЗСУ здійснюється державною мовою. Безпосередня відповідальність за забезпечення правильној організаціј службового діловодства та листування, контролю за ними покладається на начальників штабів військових частин (начальників установ).

Службові документи, які направляються й адресуються в цивільні установи, організаціј та окремим громадянам, підписуються, як правило, тільки із зазначенням посади (по нетаємній номенклатурі) та прізвища.

При складанні службових документів рекомендується:

– користуватися простими реченнями;

– вживати стійкі словосполучення та терміни;

– вживати прямий порядок слів у реченні: підмет попереджує присудок, визначення стојть перед словом, яке визначається, а вставні слова та словосполучення ("у зв'язку з тим”, "як правило”, "з точки зору”) – на початку речення;

– не вживати застарілих слів та висловів, канцелярських зворотів, слів та висловів місцевого діалекту;

– не вживати зайвих слів, які не вносять у речення нічого нового.

Наприклад, текст телеграми повинен викладатися без сполучників, прийменників та розділових знаків, якщо при цьому не перекручується јј зміст. У службових документах дозволяється використання загальноприйнятих скорочених форм слів (м., обл., р-н, сел. …) та складноскорочених слів. При вживанні в службових документах цифровој інформаціј однорозрядне число пишеться словом, а однорозрядне число з вказівкою міри пишеться цифрою (не більше трьох примірників, але 3 кілометри). Складені числівники записуються цифрами за винятком тих випадків, коли з них починається речення. Порядкові числівники записуються арабськими цифрами з нарощенням відмінкових закінчень (радіоприймач 2-го класу).

Військові частини та установи, яким присвоєно умовні найменування, всю внутрішню документацію, а також службові документи, що посилаються за межі військовој частини та видаються на руки військовослужбовцям і робітникам, оформлюють за умовним найменуванням. Військові частини та установи, які не мають умовного найменування, оформлюють документацію за дійсним найменуванням. У тексті службових документів дійсні найменування військових частин (установ) пишуться без зазначення почесних найменувань (крім "гвардійський”, "гвардійська”) та державних нагород. При необхідності посилання у нетаємних службових документах на таємні та цілком таємні документи можуть вказуватися лише јх облікові номери та дати, розкривати відомості із них забороняється.

До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь-яким способом: написані від руки, намальовані, накреслені, надруковані на машинці, видані в типографіј, роздруковані на ЕОМ, розмножені на ксероксі, ризографі тощо. Документи складаються від імені юридичној особи – військовој частини (установи).