Основним способом фіксаціј і передачі управлінськој та іншој інформаціј в системі управління є документ, і від того, наскільки ефективно організовано документаційне забезпечення, багато в чому залежать якість прийнятих рішень і загальний результат діяльності установи. Правильне документаційне забезпечення роботи в установі ґрунтується на відповідній нормативно-методичній базі – комплексі правових документів організаційного, інструктивного, методичного характеру. Нормативні і методичні документи по діловодству в кожній установі розробляються на основі відповідних законодавчих і нормативних актів.

Згідно з Законом Украјни "Про інформацію” від 02.10.1992 р. документування (тобто створення документів) є обов'язковою умовою включення інформаціј в інформаційні ресурси. Там же зазначається, що документування ведеться в порядку, встановлюваному органами державној влади, які відповідальні за організацію діловодства, стандартизацію документів. Державне регулювання поширюється не тільки на сферу документування, але й на організацію роботи з документами. Уряд, органи виконавчој влади несуть відповідальність за організацію документаційного забезпечення в органах виконавчој влади, розробляючи відповідні нормативно-правові акти.

В Украјні офіційно прийнято три форми документа, зафіксовані в державних стандартах (ДСТУ):

– ДСТУ 2392-94: Документ І – записана інформація, що може розглядатися як одиниця в процесі інформаційној діяльності;

– ДСТУ 3017-95: Документ ІІ – матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для јј передачі в часі й у просторі;

– ДСТУ 2732-94: Документ ІІІ – матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений за встановленими правилами і має відповідно до чинного законодавства правове значення.