Забезпечення нормального функціонування організації та досягнення нею поставлених цілей, як у довгостроковій перспективі, так і в оперативній діяльності, завжди передбачає постійні, систематичні спостереження за ходом виробничо-господарських про­цесів. Управлінська діяльність, спрямована на перевірку виконання завдань і досягнення цілей, називається контролем. Реалізацію контрольної функції управління можна розглядати як процес, що дозволяє: визначити якість роботи організації, з'ясувати, як організація просувається до поставлених завдань, встановити ступінь відхилень та обрати відповідні дії щодо їх усунення.
Головна мета контролю – максимальне забезпечення відповідності фактичних результатів очікуваним. Контроль дозволяє своєчасно виявити проблеми, які перешкоджають успішній роботі організації, визначити причини збоїв, недоліків господарської діяльності, розробити заходи щодо їх усунення. Контролювання є важливим чинником забезпечення стабільності, передбаченого рівня розвитку економічного суб'єкта, запобігання кризам, уникнення нагромадження та повторення помилок. Важливими елементами контролювання є спостереження за станом економічного суб'єкта, цілеспрямований збір та аналіз інформації про нього з метою прийняття оптимальних рішень.
Контроль за виконанням завдань починається з їх доведення до виконавця та передбачає співставлення отриманих результатів з поставленою метою, а також проведення коригувань, якщо намічених результатів не буде досягнуто. Контроль здійснюється в декілька етапів (рис. 3.5).
Суб'єктами контролю можуть виступати як менеджери фірми, так і органи державної влади. Оскільки процес контролю завжди зачіпає інтереси окремих працівників, під час його здійснення можливе виникнення стресового стану у працівників, провокування конфліктних ситуацій. Правильна організація
контролю передбачає розумний баланс системності та вимогливості: особи, діяльність яких перевіряється, мусять завжди відчувати відповідальність, але безперервний контроль може стати причиною втрати самостійності та ініціативи.
Ефективність залежить від об'єктивності формування критеріїв контролю, своєчасного та якісного доведення їх до працівників, забезпечення двобічного спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється, мобільності, надійності та гнучкості контрольних операцій. Крім того, контроль має відображати пріоритети організації відповідно до її стратегічного спрямування, бути простим, зрозумілим, економічним, гласним, прозорим, систематичним і всеохоплюючим.
Контроль здійснюється наступними методами:
– перевірка (передбачає аналіз документів та вивчення стану справ безпосередньо на місці);
– спостереження (спрямоване на виявлення недоліків, прихованих резервів, найбільш значних тенденцій розвитку об'єкта контролю), може здійснюватися з використанням контрольно-вимірювальних приладів;
Етап 1. Розробка стандартів та критеріїв
Стандарти – точно визначені на основі планів розвитку цілі,
які мають бути досягнуті в певний термін. Конкретизуються
у формі критеріїв.
Критерії – показники результативності, за якими оцінюють роботу організації (обсяги виробництва, чисельність працюючих, продуктивність праці, коефіцієнт завантаження обладнання,
обсяг продажу).
Етап 3. Підготовка та вживання необхідних коригувальних заходів
За результатами попереднього етапу обирається один з варіантів: 1) невтручання в роботу об'єкта контролю
(якщо відхилення не перевищують припустимі);
2) усунення відхилень
(за наявності значних загрозливих відхилень);
3) перегляд стандартів (якщо виявилося, що встановлені
стандарти недосяжні для виконавців).
Етап 2. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами
Вимірювання досягнутих за певний період результатів
та їх зіставлення з встановленими критеріями, визначення
масштабу припустимих відхилень.
На цьому етапі здійснення контролю потребує залучення
відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів і
приладів, що зумовлює значне зростання витрат, пов'язаних
зі збиранням інформації
Рис. 3.5. Етапи здійснення процесу контролю
– підготовка та обговорення звітів;
– проведення нарад з обговорення проблем, що виникають під час діяльності організації.
На відміну від всієї системи управління, розвиток якої відбувається в напрямі посилення ролі економічних методів, у реалізації контрольної функції менеджменту домінують організаційно-адміністративні методи.
Види контролю класифікують за наступними ознаками.
1. За змістом: фінансовий, виробничий, маркетинговий та ін.
Фінансовий контроль – система спостережень, перевірок, досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів організації.
Виробничий контроль – порівняння показників виробничого планування з фактичними даними, а також аналіз відхилень. Основними критеріями при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, витрати виробництва.
Маркетинговий контроль – комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями вважаються ефективність рекламної кампанії, рівень конкурентоспроможності продукції, якість післяпродажного обслуговування споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.
2. За етапами виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний і завершальний.
Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації, до фактичного початку робіт. Він дозволяє з'ясувати, чи достатньо ресурсів відповідної якості має організація для виконання поставлених завдань. Наприклад, попередній контроль трудових ресурсів передбачає аналіз професійних навичок робітників, підбір кваліфікованих кадрів.
Поточний контроль реалізується у процесі виробничо-господарської діяльності з метою вимірювання отриманих фактичних результатів. Передбачає ознайомлення працівників з результатами контролю, що дозволяє оперативно скоригувати їх діяльність та забезпечити ефективне просування організації до виконання поставлених завдань.
Завершальний контроль здійснюється після виконання робіт та полягає у співставленні отриманих результатів з очікуваними. За його результатами відбувається винагороди працівників, окреслюється коло проблем, які в майбутньому можуть завадити ефективній роботі організації.
3. За рівнем централізації: централізований і децентралізований.
Централізований контроль – цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, особливістю якої є послідовний, спрямований на суб'єкт вплив "зверху до низу”. Централізований контроль базується на використанні суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів, здебільшого йому властива закритість інформації.
Децентралізований контроль ґрунтується на соціаль­них нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Орієнтований на самоконтроль і внутрішньогруповий контроль, що здійснюються на засадах соціальної взаємодії. Йому притаманні прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю.
4. За періодичністю: регулярний і разовий.
Регулярний контроль здійснюється систематично, зазвичай він є плановим. Строки його проведення та періодичність повторювання визначаються нормативними актами, спеціальними інструкціями, правилами внутрішнього розпорядку. Розповсюджений у технологічно складних виробництвах. Разовий контроль здійснюється при необхідності.
5. За функціональним призначенням: діагностичний і терапевтичний.
Діагностичний контроль проводиться при виявленні відхилень від запланованих показників з метою встановлення їх причин та розробки подальших коригуючих заходів. Терапевтичний контроль передбачає спостереження за реакцією підсистем організації на вжиті заходи.
6. За ступенем відкритості: гласний і негласний. Гласний контроль є відкритим і передбачає ознайомлення працівників з процедурою контролю. Негласний контроль проводиться таємно, без повідомлення працівників.