Середовище організації (фірми) – це рушійні сили, які впливають на її діяльність, забезпечуючи отримання певних результатів. Вирізняють внутрішнє й зовнішнє середовище організації.
Внутрішнє середовище являє собою сукупність факторів впливу, що контролюється керівництвом організації і безпосередньо відбивається на її діяльність. До них належать:
1) мета – бажаний результат, якого намагається досягти організація (зростання виробництва, максимізація прибутку, лідерство на ринку, виробництво нового товару тощо);
2) структура – логічний взаємозв'язок рівнів управління і функціональних сфер, організованих у такий спосіб, щоб якомога ефективніше досягати визначеної мети. Розрізняють вищий (стратегічний), середній та нижчий рівні управління. Під функціональною сферою (підрозділом) розуміють роботу, котру виконують структурні частини організації (виробництво, навчання персоналу, планування фінансів, маркетинг тощо);
3) завдання – робота, серія робіт або частина роботи, яку треба виконати заздалегідь встановленим способом і в обумовлений строк. На підставі рішення керівництва про структуру кожна посада має низку завдань, котрі розглядаються як необхідний внесок у досягнення мети організації. Завдання організації традиційно ділиться на три категорії: робота з людьми, робота з речами, робота з інформацією;
4) технологія – це способи впливу людини на предмети праці. Вони ґрунтуються на механічних, фізичних і хімічних властивостях чинників виробництва. Технологія базується на раціональному використанні працівників, фізичних матеріалів, інформації для виробництва товарів та послуг. Розрізняють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, великосерійні, масові технології. Обираючи технологію, слід враховувати не тільки вартість її придбання, а й експлуатаційні витрати, які можуть бути значними у зв'язку з її підвищеною енергоємністю або через необхідність підвищення кваліфікації працівників;
5) персонал – сукупність працівників фірми, яка характеризується кваліфікацією, здібностями, рівнем освіти, потребами, ставленням до мети організації і визначенням власної ролі в її реалізації, ставленням до праці.
Успіх організації значною мірою залежить також від сил, що перебувають поза нею, діють у глобальному зовнішньому середовищі. З огляду на характер впливу на організацію зовнішні чинники подяліють на дві основні групи: сили прямого впливу (прямої дії) – мікросередовище і сили непрямого, опосередкованого, впливу на організацію – її макросередовище.
Мікросередовище організації (фірми) включає наступні складові.
1. Постачальники. Організація є механізмом перетворення ресурсів на товари та послуги. Фірми від постачальників отримують матеріали, обладнання, енергію, робочу силу, інформацію. Надійність постачання, кількісні і якісні характеристики ресурсів впливають на успішність роботи. Фірма може використовувати як вітчизняні ресурси (за їх наявності), так і ресурси, одержані з інших країн. Однак при цьому необхідно враховувати проблеми, що виникають у зв'язку з коливанням курсів валют і можливою політичною нестабільністю у країні, яка постачає ресурси.
2. Клієнти. Споживачі можуть стати жорсткими суддями, оцінюючи вироблений фірмою товар. Вони вирішують, які товари та послуги для них бажані і за якою ціною. Сучасні фірми підтримують тісний контакт зі своїми покупцями, вивчають їх потреби і доступний для них рівень цін, прикладають багато зусиль для стимулювання попиту на продукцію. Фірми зобов'язані забезпечити клієнтів товарами і послугами з такими властивостями, про які вона інформує споживача. Обман клієнта карається як кримінальний злочин. Фірма також має дотримуватися дисципліни постачання товарів, надавати певні гарантії.
3. Конкуренти. Кожна фірма працює в умовах жорсткої конкуренції, усвідомлюючи, що погіршення рівня задоволення потреб клієнтів порівняно з конкурентами означатиме її загибель. Для перемоги в боротьбі за споживача недостатньо виготовляти вже відомі види продукції. Фірма потребує постійного притоку нових ідей, які втілюються в нових товарах, використання нетрадиційних технологій, здатних зробити товар привабливим для споживача. Сучасні фірми не тільки ретельно вивчають показники основної й маркетингової діяльності конкурентів, а й застосовують їх передовий досвід.
4. Інфраструктура. Це банки, фінансові установи, біржі, засоби масової інформації, транспорт, зв'язок. Стосунки, які складаються в зазначеній сфері, суттєво впливають на швидкість та якість розрахунків, отримання необхідної інформації.
5. Органи державної влади. До них належать:
– органи законодавчої влади (Верховна Рада України; місцеві ради народних депутатів);
– органи виконавчої влади (Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів України, Національний банк України тощо);
– судова гілка влади.
Органи державної влади визначають умови функціонування та контролюють діяльність організацій.
6. Законодавчі акти. Кожна фірма працює у відповідному правовому полі, із чітко встановленими її правами й обов'язками. Від ефективності нормативно-правових актів, що регулюють господарську діяльність фірм, значною мірою залежить їх успіх.
7. Профспілки, партії, громадські організації. Угоди, укладені між профспілками і роботодавцями, стосуються умов праці, рівня її оплати, забезпечення охорони здоров'я працівників. Представники різних партій беруть участь у законотворчому процесі, організовують дозволені законодавством форми протесту в разі порушення прав робітників.
До факторів непрямої дії, що створюють макросередовище організації (фірми), належать:
1. Рівень розвитку науки й техніки. Технологічні винаходи впливають на прибуток підприємства, на швидкість старіння продукції, породжують очікування споживачів щодо нових товарів і послуг від фірми.
2. Стан економіки. Залежно від особливостей економічного розвитку вирізняють промислово розвинені ринкові країни, країни, що розвиваються, та транзитивні. У кожній із цих груп існують різні умови ведення бізнесу, неоднакова гострота конкурентної боротьби. Країна може перебувати у стані економічного піднесення або переживати рецесію.
3. Політичні обставини. Велике значення мають політична стабільність у державі, характер зовнішньої та внутрішньої політики, яка втілюється у відповідному законодавстві. Усе це може бути спрямоване на підтримку або обмеження приватного бізнесу, на лібералізацію зовнішньої торгівлі або протекціонізм.
4. Соціокультурні чинники. Будь-яка організація працює в умовах певного культурного середовища. Отже, слід враховувати загальний рівень культури населення, життєві цінності, традиції, релігію, звичаї тощо. Треба досліджувати нові тенденції у споживанні. Наприклад, популяризація здорового способу життя в цивілізованих країнах світу викликала тенденцію відмови від куріння, збільшення попиту на спортивні товари, що суттєво вплинуло на обсяги виробництва у відповідних фірмах.
5. Міжнародне оточення та міжнародні події. Для успішної діяльності фірми важливо мати інформацію про стан країн, із фірмами яких співпрацюють суб'єкти національної економіки. Велике значення має характер їх міжнародних економічних відносин, моніторинг та оцінка політичних, економічних і воєнних подій, що відбуваються у світі і можуть відбитися на діяльності підприємства.
Фактори макросередовища взаємозв'язані між собою і через мікросередовище значно впливають на діяльність підприємства.